Livret accueil informatique au Centre d’Océanologie de Marseille
M. Libes Mai 2008 v1.0
ce livret a pour objet de lister et décrire les services informatiques offerts au COM, et les procédures en vigueur pour les utiliser.
Ce document sera régulièrement remis à jour. Il sera utile pour le nouvel arrivant désirant connaître comment réaliser telle ou telle action en utilisant les moyens informatiques.
Procédure pour ouvrir un compte informatique
La demande d’ouverture d’un compte informatique doit être faite par un membre permanent du COM, Directeur ou responsable de stage.
Il est nécessaire de
remplir le document de demande d’ouverture de compte
qui demande les informations de base nécessaires (nom, prenom, responsable, date de fin de stage etc..)
- la fiche mentionne notamment la date de clôture du compte, et la procédure de fermeture du compte, qui indique la durée de conservation des données avant destruction du compte.
- La demande doit être signée de la personne qui fait la demande et de son responsable au COM
lire et signer la charte informatique CNRS, et la retourner au service informatique
nous n’ouvrons pas de compte informatique sans ces 2 documents signés
Votre compte informatique
Notre système de compte informatique est mutualisé avec celui de l’Université. Nous créons votre compte informatique sur l’annuaire central de l’Université :
http://annuaire.univmed.fr.
Les comptes spécifiques aux personnels du COM sont extraits de l’annuaire de l’université et copiés toutes les 10minutes sur l’annuaire d’authentification ldap du COM
Votre nom d’identification (login) et votre mot de passe vous sont propres et ne doivent pas être prêtés ou divulgués à des tierces personnes.
Ils vous servent à vous connecter de façon nominative à tous les services informatiques proposés au COM et à l’Université
Quelque soit le service qui vous demandera une authentification, , vous utiliserez le même nom de connexion et même mot de passe
Pour changer votre mot de passe ou votre téléphone
pour consulter ou modifier votre compte (mot de passe, téléphone..) :
- il faut aller sur l’annuaire de l’Université et vous connecter avec vos identifiant http://annuaire.univmed.fr
Toute modification des données sur votre compte sur l’annuaire de l’université est recopiée sur le serveur d’authentification du COM dans les 10mn qui suivent
Avis de clôture du compte en Fin de contrat
Si vous êtes en stage ou vacataire , votre compte informatique sera supprimé à la fin de votre contrat. Des messages d’alerte vous seront envoyés dans les semaines précédent la clôture de votre compte pour vous avertir de la clôture prochaine.
Vous devrez alors faire le nécessaire pour conserver et sauvegarder les données qui vous sont nécessaires après votre départ, sans quoi les données présentes dans votre compte seront détruites quelques temps après.
rapprochez vous du service informatique si vous avez besoin d’une prolongation de compte ou si vous devez sauvegarder des données.
Utilisation des PC du COM
Les accès aux services et au réseau locaux sont soumis à une identification et authentification
Votre PC DOIT avoir un antivirus à jour (mis en place par nos soins lors de l’installation du PC)
Nous rappelons qu’il est interdit d’utiliser sur les PC et le réseau du COM des logiciels d’échanges de fichiers Peer to Peer comme Emule ou Skype
La messagerie - Le Mail
Le service de messagerie du COM est mutualisé avec celui de l’université.
Le serveur de messagerie de l’université comporte un antivirus et un antispam..
Cependant il vous appartient de compléter ces filtres généraux par des filtres supplémentaires au niveau de votre PC.
ce qu’il faut savoir pour utiliser le service de messagerie et paramétrer correctement le logiciel Thunderbird est écrit ici
le serveur pour lire le courrier : imap.univmed.fr
le serveur pour envoyer les courriers : smtp.univmed.fr
Depuis l’extérieur il est obligatoire de cocher la case SSL pour le serveur de courrier IMAP afin de chiffrer les échanges entre le poste client et le serveur.
nota : On peut utiliser le serveur de mail de l’université pour envoyer des mails même si on est à l’extérieur de l’Université.. en paramétrant correctement thunderbird.lire pour cela cette documentation
utiliser le logiciel de Mail : Thunderbird .. what else ?
Pour paramétrer correctement le logiciel Thunderbird pour lire et envoyer du courrier ... lire et suivre cette documentation
Les listes de messagerie disponibles au COM
Nous gérons 2 types de listes de messagerie :
les listes privées à abonnement fixe dont nous gérons l’inscription à la main...
Ces listes ne sont pas publiques (elles ne sont pas connues de l’extérieur) et sont a ussage strictement réservé au Lbaoratoire.
Il est alors nécessaire de nous demander de vous inscrire dans telle ou telle liste..
Ces listes privées vous sont communiquées par mail dans la liste du laboratoire 2 fois par an
les listes à abonnement volontaire, qui sont gérées par un robot de liste (appelé sympa)
vous pouvez les consulter et vous y abonner en allant sur
http://listes.com.univmed.fr
Pour connaitre ces listes et vous y abonner il suffit de :
se rendre sur le site http://listes.com.univmed.fr
se connecter avec ses identifiants (login/mot de passe)
choisir sa lite et cliquer sur le bouton "abonnement"
Les listes de messagerie des diplômes étudiants
Les listes étudiantes sont désormais disponibles et classées par diplômes.
Elles sont composées automatiquement à partir de l’annuaire de l’université dans lequel sont référencés le nom du diplôme et le code étape de chaque étudiant.
Elles sont disponibles sur http://etulistes.univmed.fr
Vous pouvez vous connecter sur le serveur de liste et vérifier les listes existantes et leur composition, et accéder aux messages qui ont été échangés.
Par defaut les listes s’appellent par le nom du code étape de la formation : exemple l1ste@etulistes.univmed.fr
==> On ecrit donc indifféremment par exemple à l1sue@etulistes.univmed.fr
Par défaut, seuls les étudiants et les enseignants peuvent utiliser (i.e écrire dans) ces listes
Pour que d’autres personnes puissent y écrire (secrétariats par exemple) , il faut nous le demander afin que nous les rajoutions dans ces listes.
Utiliser le Webmail de l’université
Pour consulter votre mail via un navigateur Web, le webmel de l’université est :
http://webmel.univmed.fr (attention à l’orthographe c’est bien webmel)
vous pouvez dans l’interface d’administration du webmel configurer un message de réponse automatique en cas d’absence
Le WEB du labo et ses services
Le serveur web du COM est http://www.com.univ-mrs.fr
l’accès aux informations privées de l’intranet se fait avec votre login /mot de passe habituels
Système de réservation de salles ou matériel
Agenda partagé
système de demande d’intervention informatique
pages web personnelles
vous pouvez créer des pages web personnel dans le répertoire intitulé "public_html" qui se trouve dans votre répertoire personnel. Les fichiers .html ou .php déposés dans ce répertoire sont immédiatement accessibles et diffusés par notre serveur Web
Les pages personnelles doivent rester dans la logique du travail au laboratoire. Elles doivent respecter la réglementation en vigueur, et ne doivent pas porter atteinte à l’image de l’organisme hébergeur
Vos répertoires personnels : l’Espace disque en réseau du COM
Hormis le PC personnel ou le portable qui est mis à votre disposition, le SIC met à disposition un espace disque centralisé accessible sur le réseau local du COM
Cet espace disque est accessible en réseau de n’importe quel PC du COM sous réserve que vous soyez identifié (login/mot de passe), il peut servir de sauvegarde, mais surtout d’organe de partage pour un travail collaboratif en réseau
Cet espace de disque total est à ce jour [mars 2009] d’environ 6 To]
Nous allouons une quote part de 6Go de cet espace réseau à chaque utilisateur membre permanent du COM.
Nous allouons une quote part de 1Go de cet espace réseau pour les comptes étudiants accessibles depuis la salle d’enseignement.
- Un système de quotas empêche d’aller au delà de 6 Go dans votre répertoire personnel.
- Il vous appartient de gérer correctement votre espace disque pour ne pas avoir à dépasser.
En cas de besoin particulier argumenté nous pouvons augmenter cet espace.
Cet espace doit contenir des données strictement professionnelles .
Nous vous demandons de veiller à ne pas y déposer des fichiers à caractère privé (photos personnelles, fichiers musicaux, mp3 ou films .avi ou .mpeg)
- Accès à votre disque réseau depuis un PC Windows
Cet espace est accessible sur les PC sous Windows dès lors que vous vous connectez sur votre PC et que vous rentrez en session
sous la syntaxe \\00SAMBACOM\
sous le nom de lecteur drive Z :
- où 00SAMBACOM est le nom de la machine hébergeant le disque
- depuis un PC Linux divers moyens sont à votre disposition pour accéder à cet espace disque... simple transfert de fichier ou montage disque NFS ... ou à travers KDE ou smb4k
- nous consulter
Espace privé "PRIVE" de votre compte
toutes les données présentent dans le répertoire personnel de votre compte informatique sont réputées professionnelles et appartiennent à l’organisme.
Toutefois une partie de données à caractère privé est tolérée. Afin de faire le distinguo entre vie professionnelle et vie privée "résiduelle", il vous appartient de ranger vos données privées à dans le répertoire prévu à cet effet et intitulé "PRIVE" Cet espace privé n’est pas sauvegardé sur nos bandes magnétiques
Le partage de vos données de PC à PC
Si vous avez des données a échanger entre vous (de PC a PC) la BONNE méthode que nous préconisons est que le service informatique vous crée un dossier partagé en réseau sur notre baie de stockage Netapp .. ce dossier partagé (appelons le "secretariatUMR" proviendra de \\00SAMBACOM\secretaraitUMR et sera accessible sur votre PC sous le nom Y : par exemple (Z : etant votre Dossier personnel)
Nous créons donc un dossier partagé en réseau avec des droits d’accès en lecture et ecriture propres a votre groupe de travail composé de "n" personnes
les avantages sont nombreux :
disponibilité : ce dossier est accessible réseau de n’importe quel PC du labo pour autant que vous vous connectiez
ce dossier est accessible en reseau depuis chez vous.. soit via l’ENT de l’université, siot avec le programme winscp (selon la doc qui est ecrite ici http://www.com.univ-mrs.fr/ssc/sic/... acces a vos fichiers depuis l’extérieur du Labo)
avec l’identifiant qui vous permet d’y accéder
sécurité, intégrité : ce dossier réseau est sauvegardé sur bande magnetique tous les soirs
évite le transfert de virus de PC à PC avec des clés USB contaminées
nous déconseillons les partages de PC à PC qui vous demandent une configuration speciale sur votre pc et demande a ce que celui ci soit allumé en permanence
les dossiers partagés sont deja nombreux pour différents groupes de travail.. venez rejoindre ceux qui les utilisent [microscopeLMGEM] [microscopeLOB] [METEO] etc...
La sauvegarde de vos données
La sauvegarde de vos données professionnelles est un élément de sécurité primordial
Nous assurons la sauvegarde des données qui sont présentes sur le disque réseau présenté ci dessus repéré sur votre PC personnel
sur la syntaxe \\00SAMBACOM\
Il vous appartient de copier les données importantes de votre PC personnel sur le disque réseau Z :
Ce disque Z : est sauvegardé tous les soirs sur un robot de bandes magnétiques LTO4 . Nous sauvegardons jusqu’ à 1 mois de données
Comment échanger des fichiers volumineux avec des correspondants extérieurs ?
Plusieurs services et manière de procéder sont possibles, rapprochez vous du service informatique pour avoir plus d’informations.. nous mettrons en place le service le plus approprié selon les besoins et fonctionnalités demandés
service WebDAV
le partage se fait via le serveur Web du COM, dans un dossier spécial qui est proposé par le serveur web du COM
- utile dans le cas d’un groupe de travail étendu externe à l’unité qui nécessite un accès a un dossier partagé avec une identification et authentification i) Les permanents du COM peuvent déposer les fichiers ii) Les extérieurs peuvent lire et/ou déposer les fichiers selon les droits que l’on donne
service FileX :
- utile dans le cas de quelques gros échanges ponctuels avec des personnes qui n’ont pas de compte informatique au COM Vous déposez un fichier via une interface Web Votre correspondant est averti par mail qu’il peut récupérer le fichier en cliquant sur un lien !
service FTP anonyme de type /incoming
un peu spartiate, ancienne génération mais qui marche bien
on dépose un fichier avec un nom précis dans le répertoire
ftp://ftp.com.univ-mrs.fr/pub/incoming
ce répertoire est illisible, on ne peut pas voir ce qu’il y a a l’intérieur.. ce qui empêche n’importe qui de récupérer les fichiers déposés.
Vous devez alors communiquer le nom exact du fichier à récupérer à votre correspondant.. celui ci le récupérera en se connectant sur le serveur ftp ftp://ftp.com.univ-mrs.fr/pub/incoming
et Pour imprimer ?
Pour imprimer au COM, il faut être authentifié (login/mot de passe) auprès de notre serveur d’authentification SAMBA/LDAP
- Si votre PC est intégré au domaine Windows COMLUM, cela est implicite, dès lors que vous entrez en session (login/ mot de passe) , votre espace disque personnel Z : est monté et vous pouvez imprimer
- si votre PC n’est pas intégré dans le domaine COMLUM (c’est mal), vous devrez alors vous authentifier en cliquant sur le menu de Windows "connecter un lecteur reseau" vous taperez : \\00SAMBACOM\votre_nom_de_login + votre mot de passe
ce faisant, vous serez authentifié, le lecteur Z : identifiant votre répertoire personnel provenant de notre serveur de disque sera monté sur votre PC, et vous pourrez imprimer
Notez que les impressions sont comptabilisées. Nous avons un rapport mensuel de nombre de pages imprimées par imprimantes et par personnes... soyons raisonnables
- Save our planet.. n’imprimez pas plus que de raison
Accéder au réseau du COM et à vos données depuis l’extérieur
pour accéder à vos données personnelles et aux ressources informatiques du COM depuis l’extérieur (depuis chez vous par exemple) lire cette documentation
en ssh : accès sur la machine ssh.com.univ-mrs.fr sur le port 242... (nous demander le port sur lequel on fait répondre le serveur ssh du COM)
pour transférer des fichiers : utiliser WinSCP
via l’ENT de l’Université
via le serveur de VPN du COM [à rédiger]
Le réseau sans fil de l’Université et du COM : aka "WIFI"
votre PC équipé d’une carte wifi devrait capter le SSID (identifiant) du réseau WIFI de l’Université : cliquer sur UNIVMED
une fois associé/connecté à la borne wifi, Ouvrez un navigateur Web quelconque, vous serez alors redirigé automatiquement vers le portail captif de l’Université.
Vous devrez alors vous authentifier avec votre login / mot de passe habituel (compte du COM et de l’Université) pour avoir un accès total à l’internet
6 bornes wifi sont disponibles au COM Luminy :
- 1 borne au TPR1 5eme etage
- 1 borne au TPR1 2eme étage
- 1 borne au TPR1 RdC
- 2 bornes au TPR2 6eme étage
- 1 borne au TPR2 7eme étage
2 bornes wifi sont disponibles au COM Endoume
- 1 batiment 4 pres de a salle de réunion
- 1 batiment 1 pres de la salle info
Comment faire des demandes d’assistance informatique ?
Pour toute demande d’assistance informatique, il faut enregistrer votre demande sur le site http://actsic.com.univ-mrs.fr
après identification (login mot de passe) vous pourrez décrire votre demande dans l’onglet "assistance/suivi" (merci d’y mettre le plus de précision possible) , celle ci sera envoyée par mail au service informatique
Tout le suivi et l’avancement de la demande se fait par mail et sur le site http://actsic.com.univ-mrs.fr
L’utilisateur voit si sa demande est prise en compte et le suivi et l’état d’avancement de sa réalisation. Pour le service informatique c’est la possibilité de planifier les interventions et de ne pas être balloté d’une demande à l’autre.
réservons les communications de couloir et par téléphone à des précisions complémentaires, mais pas à la demande elle meme ;-)
La salle d’enseignement et le status d’étudiant au COM
en tant étudiants vous avez accès à une salle qui en dehors des heures de cours est en libre service. Cette salle est réservée aux étudiants du COM uniquement
vous y accédez avec votre compte étudiant qui vous a été alloué par l’université http://www.com.univ-mrs.fr/ssc/sic/... http://www.com.univ-mrs.fr/ssc/sic/...
Le compte étudiant est automatiquement fermé en fin de parcours universitaire.
Dès lors que un étudiant est pris pour un Doctorat au sein du COM, nous lui ouvrons un compte de permanent au COM qui a une pérennité plus élevée que le compte étudiant.
La charte informatique
règles de prudence - règles de sécurité - règles de bon sens
La charte informatique en vigueur est celle du CNRS
ce qu’il ne faut pas faire en bref :
- ne pas divulguer son mot de passe
- ne pas prêter son compte à quelqu’un d’autre : les comptes informatique sont strictement personnels
- ne pas installer sur son PC des programmes qui vont à l’encontre de la charte informatique d’établissement comme des logiciels ’Peer to peer" pour echanger des fichiers à contenus sous licence ou copyright (films DivX, ou fichiers mp3) (pas de Emule, ni Limewire ou autre logiciel de ce style)
- ne pas stocker sur vos PC des fichiers sous copyright
- de pas cliquer sur des liens proposés dans des spams
- de pas répondre aux SPAMS
- se méfier des messages au contenu douteux et abscons
- de pas ouvrir des pieces jointes dans des SPAMs
- ne pas porter atteinte à l’image de l’organisme
L’ENT de l’Université
l’ENT ? c’est l’"espace Numérique de Travail" un ensemble de services
réunis sur un site WEB par l’Université de la Méditerranée, que vous trouverez ici
http://ent.univmed.fr
à travers l’ENT vous avez accès à de nombreux services, réunis
parmi lesquels :
la messagerie via le webmel
l’accès aux revues de la bibliotheque SCD
les informations personnelles de la DRH (uniquement si vous êtes personnel universitaire)
etc etc.. le mieux est de s’y rendre
Les traces informatiques : gestion des journaux
En raison de la réglementation en vigueur sur la gestion des traces générées par l’utilisation des moyens informatiques et des services réseau au CNRS, il est désormais obligatoire d’informer chaque utilisateur du réseau informatique du COM de la nature des traces recueillies par nos systèmes lors de l’utilisation du réseau et des services logiciels.
Le document explicitant la politique de gestion des traces au CNRS est à disposition https://intranet.cnrs.fr/extranet/cnrs/fsd/documents/Po_gest_traces.pdf
Notre routeur (élément central du réseau du COM) et tous nos serveurs informatiques vous proposent des services réseaux (courrier électronique, serveur Web, accès distant, partage de fichiers, impressions, etc). Afin de pouvoir suivre le fonctionnement automatique de ces services, ces serveurs produisent un certain nombre d’éléments de contrôle appelées "traces" dans des fichiers "journaux" (aussi dénommés logs). Ces fichiers de trace recensent et archivent donc l’activité liée à ces services avec des informations fréquemment nominatives.
Vous devez donc savoir que dans ces fichiers "journaux" de nos systèmes, les traces de l’activités de certains services et de leur utilisation sont enregistrées. Le Service Informatique du COM a accès à l’ensemble de ces fichiers "journaux".
le détail des traces reccueillies sur nos serveurs est explicité dans cet article
ECUME : plateforme pédagogique pour les enseignants
La plate forme eCUME http://ecume.univmed.fr/ offre aux étudiants et aux enseignants de l’Université de la Méditerranée (Aix-Marseille II) des services numériques pour la pédagogie
Ces services numériques peuvent accompagner tout dispositif de formation, de l’enseignement en présentiel jusqu’à la formation à distance.
Les enseignants peuvent
* déposer des documents sous divers formats (PDF, présentations,...) * échanger avec les étudiants (forums, chats,....) * évaluer les étudiants (tests, devoirs,....) * consulter les étudiants (sondages, questionnaires,...) * organiser les évènements de son cours (calendriers,...) * suivre à distance les activités des étudiants * ..........
Les étudiants peuvent
* accéder aux ressources numériques d’un cours * échanger avec les enseignants et les autres étudiants * rendre des devoirs * s’auto évaluer par des tests * être informé des évènements du cours * accéder aux notes
La meilleure façon pour partager des documents avec les étudiants est d’utiliser ECUME, qui est la partie de l’ENT consacrée spécifiquement aux enseignants
on peut y créer des cours des enseignements et les rendre accessible aux étudiants
http://ecume.univmed.fr/
une service est totalement dédié a ECUME à l’université ! le mieux est de contacter le service TICE au pharo pour plus d’information (créer un cours..)
pour finir....
si vous avez des questions complémentaires, faites les nous remonter nous tacherons d’améliorer cette présentation
